Organice su vida laboral en 5 simples pasos
Evalúa los correos electrónicos que recibes cada día. ¿Recibe boletines o actualizaciones que no le sirven? Darse de baja, dice el consultor de productividad Carson Tate, fundador de la firma de consultoría de productividad Trabajando simplemente. Si un correo electrónico demorará menos de unos minutos en tratarse, hágalo de inmediato, incluso si eso significa eliminarlo o archivarlo. Si la respuesta necesita estar más involucrada, intente cambiar la línea de asunto a un elemento de acción. “Digamos que recibí un correo electrónico sobre la revisión de una presentación de PowerPoint. Ese es mi paso de acción que escribo en la línea de asunto para no tener que volver a leer el correo electrónico ", dice Tate. ¿Puede su servidor de correo electrónico automatizar ciertas cosas que suele hacer? Convierta las respuestas comunes en firmas, o intente la presentación automática: "Puede escribir una regla en Outlook para automáticamente mover mensajes de informes directos a su carpeta de archivos ", dice Tate," lo cual es excelente para encontrar cosas luego."
Ponga todo lo que hace en un calendario digital: incluya reuniones, sí, pero también bloquee el tiempo para almorzar. "Un calendario es una manifestación visual de su tiempo, y debe usarlo como un plan para su día, no como un lugar para que otros planeen su día para usted", dice John Zeratsky, coautor de Haga tiempo: cómo concentrarse en lo que importa todos los días ($19; amazon.com). A Rasmussen le gusta Acuity Scheduling, una plataforma que le permite verificar su disponibilidad con clientes y compañeros de trabajo. Un calendario organizado puede mostrar qué tan bien (o mal) manejas tu tiempo, señala Zeratsky. "Cuando las semanas se sientan realmente locas, miraré hacia atrás. Un poco de reflexión me ayuda a planificar mejor en el futuro ”.
Trata de reducir los papeles sueltos en tu escritorio, dice Rasmussen. (Para reducir aún más el desorden, escanee los documentos que desea conservar y cree un Google Drive carpeta para los archivos para que pueda acceder a ellos desde cualquier lugar.) Clasifique los documentos en categorías según si necesita leerlos, archivarlos, enviarse un recado, llamar a alguien o conectarse en línea para seguir arriba. ¿Te sientes abrumado por todo el papel? Elija solo un área de su espacio de trabajo (puede ser tan pequeña como un cajón o tan grande como todo su escritorio) y limpie todo lo que sabe que no necesita. Repita en más áreas hasta que haya cubierto toda su oficina.
Tome prestada la estructura organizativa que tienen los teléfonos inteligentes. Aplicaciones similares (piense en aplicaciones de salud o aplicaciones de compras) se pueden agrupar en carpetas. Tate sugiere usar eso como un principio rector para organizar los archivos de su computadora. Agregar fechas a los nombres de las carpetas también puede ser útil; este es un buen momento para verificar las pautas de retención de registros digitales de su empresa y averiguar cuánto tiempo necesita almacenar documentos y qué puede tirar a la basura. Para los documentos que guarda, "piense en cómo y cuándo los recupera", dice Tate. Los archivos que usa con frecuencia deberían ser de fácil acceso. “Para nombrar archivos para su sistema de recuperación, mire el documento y pregúntese,‘ ¿Qué es lo primero? ¿Pienso en cuando miro este documento? "Lo que viene a mi mente primero es el nombre de su archivo", dijo. dice.
Lauren McGoodwin, fundadora y CEO de Contessa de carrera, un sitio de carreras para mujeres, sugiere escribir las tareas del día siguiente antes de salir de la oficina cada noche. “Intento poner mis tareas en niveles de prioridad. Los divido en "alta prioridad", "victorias fáciles" y "puedo esperar al día siguiente", dice. Hacerlo le ayuda a incluir tareas personales, como hacer ejercicio, porque puede ver cuándo tendrá bolsas de tiempo. Depende de usted hacer que su lista sea digital o analógica. Algunas investigaciones muestran que escribir una tarea puede hacer que sea más probable que lo logre. Tate dice que prefiere las listas digitales porque puede ser difícil conceptualizar proyectos futuros si no tiene un espacio físico para ellos en su agenda de papel; puedes seguir fácilmente los meses y años futuros en uno digital.