Cómo almacenar y organizar documentos importantes en casa

Incluso el archivador de documentos personales más desordenado y desbordado se puede presentar sin problemas; solo necesita tiempo, paciencia y una sólida estrategia de almacenamiento de papel. Si estás recién salido de la escuela y adulterar por primera vez, o vivir en una casa llena de niños, cada uno con su propio conjunto de documentos personales importantes, necesita un sistema de almacenamiento de papel de por vida que puede ayudarlo a clasificar todo, desde reclamos de seguros hasta tarjetas de crédito declaraciones. Aquí le mostramos cómo hacer que encontrar y archivar documentos importantes sea lo más fácil posible en casa.

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1. Organizar pilas

Comience clasificando su documentación en categorías (hogar, escuela, mascotas). Destruya documentos obsoletos o innecesarios que contengan información personal, como su nombre, dirección y especialmente el número de tarjeta de crédito o de la Seguridad Social. Los documentos menos sensibles solo pueden reciclarse.

2. Ordenar con facilidad

Cree etiquetas con las categorías generales primero, seguidas de descripciones más limitadas ("Medical: Julie" o "Taxes: 2017"). Utilice las carpetas de Manila con todas las pestañas de la derecha o la izquierda, son más rápidas de hojear que las pestañas de varias posiciones, y alfabetice.

3. Tamaño apropiado

Determine cuánto espacio de almacenamiento necesita. Si mantiene la mayoría de sus archivos digitalmente, por ejemplo, no use un archivador grande. Es una pérdida de espacio, y puede sentirse tentado a llenarlo con archivos que no necesita o elementos que no pertenecen a un archivador. En su lugar, opta por un cuadro de archivo de escritorio.

4. Considerar frecuencia

Los lugares de almacenamiento fuera del camino (piense en estantes altos en armarios menos usados) son lugares perfectos para archivar archivos como declaraciones de impuestos y extractos bancarios. Reserve lugares de fácil acceso para los artículos que necesita con más frecuencia, como formularios y recetas escolares.

5. Crea una pista de aterrizaje

Configure una zona de entrega diaria en un área de alto tráfico, como la cocina, para el correo entrante y el papeleo. Designar un solo lugar evitará que las pilas se acumulen en toda la casa. Una bandeja de entrada o una cesta montada en la pared ahorrará espacio y lo hará obvio cuando los artículos se desborden y necesiten ser tratados. Filtre el correo basura y el papel de relleno antes de agregar algo a la zona de colocación. Aborde los artículos que llegan aquí al menos dos veces por semana, luego archívelos o recíclelos.

6. Mantenlo ordenado

Haga un gran barrido de los archivos a los que accede regularmente cada tres o seis meses. Archivar o triturar documentos que ya no son relevantes. Las declaraciones de impuestos y los documentos relacionados con las reparaciones domésticas deben conservarse durante al menos tres años.

Bono: ir sin papel

Obviamente, la organización digital de documentos plantea menos desafíos de espacio, y la herramienta de búsqueda de su computadora puede ayudarlo a encontrar exactamente lo que está buscando. Siga las mismas pautas para las etiquetas digitales que para las físicas. Haga una copia de seguridad de los archivos en un disco duro externo o use un servicio de almacenamiento en la nube, como Google Drive. los Evernote escaneable aplicación (gratis; iOS) le ayuda a convertir rápidamente archivos en papel en digitales.

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• Jamie Hord fundador de Horrible organización profesional
• Clea Shearer y Joanna Teplin, fundadores de The Home Edit
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