Los 7 mandamientos de la etiqueta del correo electrónico que todos deben seguir

"No responda a todos a menos que cada persona en esa lista de distribución necesite saber lo que necesita decir", dice Aimee Symington, CEO de Finesse Worldwide. Ella sugiere revisar los nombres en la lista y responder solo a aquellos que realmente requieren su respuesta. Eso puede significar responder solo al remitente o tres de los siete destinatarios. Y si su gerente o colega quiere ser copiado en algo, respete su solicitud.
Las respuestas bien pensadas pueden ahorrarle tiempo a otros. "Ya sea por razones comerciales o sociales, la gente comenzará a molestarse por una corriente de cosas insignificantes correos electrónicos porque tienen que detenerse para abrirlos ", dice Diane Gottsman, fundadora de la Escuela de Protocolo de Texas. Así que piénselo dos veces antes de responder a todos con "No puedo hacerlo", la próxima vez que lo inviten a almorzar.

Una buena línea de asunto ayuda a los destinatarios a priorizar el correo electrónico, dice Lizzie Post, coanfitrión del podcast Awesome Etiquette. Hagas lo que hagas, no lo dejes en blanco. Cuando cree una línea de asunto, hágalo específico y conciso, y observe su ortografía y gramática. "Es lo primero que una persona nota", dice Post.

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Debido a que una línea de asunto debe reflejar el contenido del correo electrónico, los expertos recomiendan actualizar la línea de asunto a medida que fluye la conversación. Evite líneas de asunto que puedan minimizar la urgencia de un correo electrónico (piense: "pregunta rápida" para encabezar un problema de trabajo importante) o hacer que alguien pierda un mensaje que cree que ya ha leído, explica Gottsman Ella sugiere comenzar un nuevo hilo si un correo electrónico se ha alejado demasiado del mensaje original.

Si bien los expertos no están de acuerdo con un tiempo de respuesta adecuado para los correos electrónicos, coinciden en que casi todos los correos electrónicos merecen una respuesta. Si una respuesta simple ("Entendido, gracias" o "Suena como un buen plan") es suficiente, intente responder tan pronto como lea un correo electrónico.
A veces, un correo electrónico requerirá información que podría tardar varios días en reunirse, pero eso no significa que se le permita dejar a las personas colgadas. "Hágales saber que recibió su correo electrónico y volverá cuando pueda", dice Symington.
Y recuerde usar un mensaje de respuesta automática si viaja o fuera de la oficina, agrega, para que otros sepan que no deberían esperar una respuesta.

"Asegúrese de reenviar a las personas adecuadas por los motivos correctos", dice Post. Antes de reenviar, evalúe la sensibilidad del contenido, que incluye los archivos adjuntos, los nombres y la información de contacto de todas las personas asociadas con el mensaje. Algunas personas prefieren que su información de contacto permanezca privada. Si un hilo contiene demasiados puntos detallados de una discusión, comience un nuevo correo electrónico.

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Todos hemos estado allí. Un virus se apodera y antes de darnos cuenta, estamos enviando spam al abuelo con enlaces que harían sonrojar a cualquiera. Si recibe lo que obviamente es un virus, notifique a la víctima que podría no estar al tanto de lo que está sucediendo. "Simplemente diga:" Quería hacerle saber que esto está sucediendo "", dice Symington. "Eso es algo agradable de hacer".

Te importa causar una buena impresión en persona, así que ¿por qué no mantener tu persona de correo electrónico con el mismo estándar? "El correo electrónico es un reflejo de usted y debe escribirse como una carta más que como un texto, sin dejar de tener en cuenta la brevedad", dice Symington. Revisa tu ortografía, gramática y puntuación. Todas las mayúsculas indican que estás gritando, y todo en minúsculas implica que eres flojo. Demasiadas fuentes, colores y caras sonrientes pueden ser irritantes, agrega.
Sea amigable sin tratar de exagerar el humor. "Errar por el lado de la precaución, incluso si tienes sentido del humor", dice Gottsman. El tono se confunde con demasiada frecuencia en el correo electrónico, y no querrás salir como poco profesional porque alguien no entiende tu broma.

Una cosa es que tengas una comida informal con alguien importante (y la noche de cita es mañana), pero absolutamente no revises el correo electrónico en una cena, dice Post. En cuanto a las reuniones en la oficina, depende. Si los colegas llevan teléfonos o computadoras portátiles a las salas de conferencias para acceder al correo electrónico durante las reuniones, entonces probablemente esté bien. "Tenga en cuenta que las culturas de la empresa tendrán diferentes políticas en torno al correo electrónico", dice ella. "Conozca la naturaleza del correo electrónico en su trabajo para ser apropiado".